「スタッフ目線」で、当社のテレワーク環境を振り返ってもらいました。

目次

はじめに

私(=当社代表)自身は、テレワークやリモートワークが日常の光景として定着済みの企業環境で長く会社勤めをしてきました。そのため、良くも悪くも「テレワークだから、こんなもの」と、メリット・デメリットともに感覚が鈍っている所があるのを自覚するところです。

また、テレワークであっても、時が進むにつれて技術やサービスが充実し、必ずしも、昔と同じツールやルールでは通用しない(=必ずしもベストではない)ことは多く、定期的な課題の棚卸しやブラッシュアップは継続的に行う必要性を痛感。ISOなどのマネジメントシステム構築・運用を通して身に着いたPDCA・改善の考え方や習慣が役に立っているのを感じるこの頃です(面倒くさがりながら改善活動をしていた昔の自分を褒めてあげたいです・笑)。

今回は、昨年から当社業務をお願いしているフレッシュなスタッフに、「実際に、テレワークを経験してみてどうか?」 という振り返りを引き受けてもらいました。当社が100%リモートワークということで、現実の対面をすることもなく業務初日からテレワーク。もともと十分なITリテラシーをお持ちの方だとは言え、いろいろご苦労も感じていたことだろう・・・と、この場でコッソリ反省もするところです。

BCP対策としても有効なテレワーク。今回のような流行性疾患の蔓延のみならず、近い将来の大地震発生も予想されています。テレワークを含め、必要最小限の業務だけでも継続できるような環境の準備、改めて検討してみてはいかがでしょうか。

それでは、以降は、スタッフ・レポートとなります。

スタッフ目線で振り返るテレワーク

どのような業務を担当している?

事務「的」な業務をメインに担当しています。

各ツールの使用マニュアル作成や、メンバーが作成した資料のレビュー(誤字チェックや、意味の通じ方など)をはじめ、主に資料作成をメインとした事務的業務を担当しています。標準機能でのkintoneアプリ作成や、フローチャート図の清書など様々なツールに触れる機会を、多く頂けています。

補足:いろいろなことに気を配りながら次々と器用に進めて頂けるので、事務「的」とは言え、時に事務仕事、時にエンジニア仕事と、実に多岐に渡っての業務を引き受けてもらっています。

どのような流れで仕事をしている?

作業タスクの詳細は「Slack」や「Notion」にて共有、進捗管理は「Brabio!」、提出物や資料の共有は「Everidays」です。

作業タスクの詳細や目的などを、Notionにて共有してくれているので、基本的には隙間時間にちょこちょこ確認しています。作業順についてはBrabio!で確認することもできますが、適宜指示を頂くことが多いです。チャットツールにて、明日からタスクNoのこれを進めてね、不明点は聞いてね、といった形式で挙げてもらっています。
(グレー四角でマスクしている箇所は、実際にはメンバー名などが表示されています。)

チャットツールでの作業順の指示
Notionでのタスク一覧
Notionでのタスク詳細

共有ファイルについても、社内サーバーと同じ感覚でEveridaysに保存できるのでとても便利に感じています。Everidaysはチェックイン・チェックアウトの機能もあるので、「誰かが編集しています」の状態も維持でき、メンバーがダウンロードする際など気づくことができるのも、私は気に入っています。

補足:「Everidays」は、今年から業務インフラ変更の中で利用開始したばかりのサービス。なので、契約的には、まだトライアル期間中の身分なのですが、、、現場では重宝しているとのことです。ありがとうございます。

質問や不明点の確認は、状況に応じてツールを使い分けています。

ちょっと聞きたいなレベルであれば、画面キャプチャも使えるのでチャットツールでのみ完結できますが、編集中のファイルの一部について、指示内容のある点において、など、深掘りした質問をさせてもらうときはNotionやEveridaysも利用しています。
そして、いずれの場合もチャットツールでの声掛けを忘れないようにしています。リモートワークでも社内デスクでも、「声」をかけないといけないのは同じことですので。
・・ただ、書くよりも喋ったほうが早いな、と思うときもあります。もちろんその旨を伝えることで、メンバーの都合が合えば即時音声MTGできるので、あまり大きな不便ではないかもしれません。

どのようにコミュニケーションをしている?

基本ルールがあらかじめ決まっているので、それに準じて。

Notionに「基本ルール」の項目を用意してくれているので、基本はそれに準じています。
アイコンを設定する(識別性が高くなるため)、作業状況についてのルール、チャットについてのルール等、大まかな項目ごとに基本ルールを設けてくださっているので、分かりやすいです。また、いつでもすぐに確認できるので、助かっています。「質問」をする際に、ルール内なのか、想定外のことなのかを自身で振り返ることができるからです。

Notionでのルール集

私が特に「決めておいてくれて助かったな」と思うルールは「成果物(ファイル)」についてのルールです。
どんなツールにも添付が可能だということは、どんなツールに適切に添付すべきか悩んでしまうのですが、この場合はNotion、この場合はEveridays、それ以外は・・と、明記してあるので、メンバーに確認したり、ファイルが点在する心配がなくなりました。
まずはココ、という安心感が大きいのかもしれません。

基本ルール外のことは、応相談。適宜新ルールを追記も可能。

お仕事をしていると、当然「基本外」のことも起きていきますが、それについての対応は、都度相談や声掛けをしてもらっています。(下図は、私のうっかりミスです・・・)

ステータス管理についてのルール確認

特にルールもなく「なんとなく」で行っていたことについて不便があったときは積極的に発信・発言してもらうことで、改善しやすくなっているように感じます。
同じチーム内でも、お互いの立場に立ってみないと気づけないことが多いです。「不便だったよ」「気を付けてほしいな」の発言は、ともすれば嫌味に聞こえてしまうので、そういう時の言いまわしは難しいなと感じてはいます。

ルール検討のきっかけ発生!

補足:こうした「どこまでやるの?!」「何が便利なの?!」の判断なんて人それぞれ。ギャップが出るのは、「人のせい」ではなくて「仕組み(不足)のせい」です。ルールは、足りない!変えなきゃ!と気づいた時に調整・決定していくことが大切です。
・・・と言っておきながら、ルールブックに追記し漏れていたので、今、書きました(下記)。

ルールの追記、終わりました。

従業者目線で全体的なメリット・デメリットは?

メモ書き、雑談、質問、エラー画面のキャプチャですら、共有できる。

「リモートワーク」をしていると、傍で一緒に同じ作業をする人がいないので、いい意味でも悪い意味でもよく想像して考えるようになりました。メンバーに質問するときも、経緯やどういった動作をすることでうまくいかなくなってしまったのかを説明する必要があるため、意識して、調べたことや画面キャプチャ、思ったことをメモにすることが増えました。

以前は、自分が苦労したり手間取ったことはあまり公にせず、隠したほうが評価が悪くならないと考えていましたが、「経験」として、メンバーに提供できている、と捉えて、少しずつではありますが共有スペースに保存するよう心掛けています。この「共有できる」ことについて、強く意識をしたのはリモートワークになってからだと思います。

行動し始めてみると、自分で見返すことができたり、発信することで責任感を育てることができたり、私の中ではプラスのことが多くあったように感じています。

通勤がない「だけ」、じゃない。

冬の天候が厳しい地域に住んでいます。あけすけに言えば雪が降ります。
降雪地帯に住んで長く、雪道での通勤にも慣れています。
ですが、ご存じの方もいらっしゃる通り、雪の日に「就業時間に仕事を始めることができる」ことは、ほぼ不可能です。降雪渋滞、事故渋滞、送迎のための交通量の増加、会社駐車場の除雪車到着待ち、もしくは社員が手作業での除雪作業。大雪の日は、そもそも自宅から出ることができませんし、よしんば会社に行けたとしても、帰ったところで自宅駐車場は日中の雪で埋まっている。
パートさんは渋滞により、来てもすぐ帰る時間になってしまったり、そもそも欠勤される方が増えたりといった問題がありました。荷物も郵便も軒並み遅れるので、正直に言って冬季は「いつも通り」できないのが普通でした。

それらが、すべて、ない。冬季も「いつも通り」仕事を始めることができる。
これは、想像以上に、いいことづくめで驚きました。

見えないところを、見せなきゃいけない。

単純に、「姿が見えないこと」はデメリットだと感じています。
タスクの優先度をうまく把握できていなかったり、急遽変更があったりなど、仕事をするうえではよくあることでも受け取り側がどう思って動いているのかを見ることができないですし、間違った思いこみのまま進めていて、気づく人も注意してくれる人も「隣」にいないのは、ちょっと怖いです。
なので、姿が見えないからこそ、「今していること」をドンドン見せていかないと、と思っています。「見せる」ことで、相手の反応を引き出すことができます。

タスク優先順位の認識ギャップ

あとは、姿が見えないので、今声をかけられても反応ができませんよ、というのも「見せて」いかないといけないかな、とも思っています。

例えば、突発的離席の連絡・共有

言語化できない事柄を感覚的に伝えられない。

指示された内容や、作業タスクについて、漠然と「なんだかよく分からない」こと、ないですか?(もしかしたら私だけでしょうか・・) 例えば、もう一度、説明を聞けば分かるような?まず何から着手すべき?というようなとき。

自分で「分からないところが分からない」ときは、質問のしようがなく、うまく文章を作ることができないので聞くこともできず、作業が進まないまま、質問もうまくできないまま、時間が進んでしまう。あとで、メンバーに「分からないことがあったなら聞いてくれればよかったのに」と言われる問題のやつです。

上記の「姿が見えないデメリット」に関連することになってしまうのですが、自分とメンバー間での疑問に感じる箇所のレベル感というのが、肌間隔で見ることができないので、難しいなぁと思うときがあります。声に出して話すのと同じように、チャットツールで「同じこともう一回教えてください」と言えば解決できる話だと思うのですが、文字に打つとどうしてもかしこまってしまうのが、難点です。

褒める、叱る、注意する、を積極的に行ってほしい。

これは自慢ですが、今お仕事をしているメンバーは、積極的にチャットツール上にて「声かけ」をしてくれます! 資料提出時に「お、はやいね」とか、「よくできてたよ」とか。ミスした時には「次から気を付けてください」とか、「確認はしましたか?」とか。。

作業についてのやりとりだけを行っているときよりも、声かけを含めたやりとりがあったほうが文章に「思い」が乗せられるので、似たような作業のとき、こちらから配慮することができたり、逆にミスをしないよう気を付けることができたりします。

リモートで働く以上、文章のみで構成された作業指示になるのは仕方ないのですが、作業の意図や目的に添えて、結果的に、よい方向に進んでいくことができると思っているので、これからも、どうぞ、積極的に「声かけ」してください!ね!

お褒めの言葉

さいごに

ここまで、スタッフからのレポートでした。個人のブログではないので、気を遣いながらの記述もあるだろうとは思いますが、現状の課題や問題点など、改善すべき「宿題」も頂きました。

PC端末を貸すとか、増えた光熱費相当の手当てを出すとか、設備や制度の充実を図ることも大切ですが、普段、実際にテレワークしている従業員皆さんから適宜のフィードバックを集めているでしょうか? 一般的な統計調査で挙がる課題と、自社の課題が一致している前提で諸々の検討をされてはいないでしょうか?

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