当社の業務支援ツールを無料でご提供【その1】

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道具をシェアして、便利さもシェア!

現在公開中の「当社のPマーク(プライバシーマーク)文書類、無料で公開しています」に引き続き、当社で作成した「ちょっとしたITツール」を提供していくこととしました。当社業務の効率アップを目指して用意したものなので、市販のソフトウェアのような細かい機能はありませんが、数百万もある国内事業者の中には「そのままでも使える!」という方もいるのではないかと。

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また、今回の公開内容に限らず、準備が整ったらGitHub(主にソフトウェア開発成果物の共有に活用されているウェブサービス)にて、プログラムソースも公開していく予定です。プログラムへの挑戦意欲満々な従業員の方にカスタマイズを依頼すると、会社としてのWin(業務効率アップ)、従業員の方としてのWin(やりたいことがやれて、モチベーションアップ)の両方に繋げられるかもしれませんよ。これからは、仕事のやりがいや人とのつながりなど、従業員の「内発的動機づけ」機会がますます重要になっていきそうですし。

「単純な定期的・繰り返し作業に慣れることより、そうした作業にかかる手間・時間を減らし、本来的なクリエイティブ(何かを生み出す、考える)作業に多くの時間を充てられるように」という方針の下で実施している活動の中から、汎用的な道具やノウハウを無料で公開していくコーナーです。

実務的な道具、社内学習の題材として等々、ご活用ください。

今回は「kintone」利用時の便利道具をご提供

導入・利用している企業多数のサイボウズ社の「kintone」。当社代表は、サービス開始となった頃から利用を続けてきたとのこと、さまざまなデータを「誰でも簡単に」「きちんと整理して」を両立しながらデータベース化できる優れた道具です。今回は、「kintone」を既に導入・利用している方向けの「ちょっと便利」な道具(機能)提供です。

「一覧」をExcel設定ファイルから作成・更新

kintoneの「一覧」作成・更新をする際、ドラッグ&ドロップで表示項目や表示位置の設定ができるなど、ユーザーに配慮した操作方法・機能がkintone標準で用意されています。

ドラッグ&ドロップで「氏名・姓」を「社員氏名」の右隣に表示設定しようとしている画面

ただ、次のような場面ではシンプルに作業できず、作業時間ロスがもったいないように感じていました。

  • レコードに後から追加したフィールドを、すべての一覧に同じ表示順(「氏名よみ」は「氏名」の右隣など)で追加設定する。
  • レコードを複製する際に、他一覧の設定内容が一覧表示できないので、どれを複製元にするのが良いか「一覧」設定を一つ一つ設定表示して探す。
  • 列数が多くなると、ドラッグ&ドロップで表示列設定するのがやりづらくなっていく。

スタッフそれぞれ、慣れるにつれて工夫しながら作業するのでしょうが、「kintoneの一覧を素早く作れる」ようになることが、そのスタッフのスキル評価(市場が認めるスキル価値)を向上させるようなことにはならない気がするのです。スタッフには、市場で「武器にできる」スキルが獲得できるような活動に、より多くの熱量を注いで欲しい。

ということから、社内のエンジニアスタッフに背景と大まかな実現要件を伝えて開発を依頼し、2日ぐらいでササっと作ってくれたのが今回の公開ツールとなります。(REST APIを使用するので「スタンダードコース」のお申込みが前提となります。

優秀なスタッフに恵まれて、幸せだぁ。

一覧設定のイメージ

kintone「一覧」の基本的な設定(表示項目、ソート順、絞り込み条件)をExcelファイルに書くだけです。kintoneの「フォーム」設定画面をブラウザで表示しながら作成すると楽かもしれません。

設定ファイルのイメージ

独特の記載ルールはありますが、インストールから使い方までの簡単なマニュアルもご用意しましたので、一度、分かってしまえば簡単だと思います。kintoneアプリごとに設定ファイルを用意しておき、変更が必要な時は、Excel上でササっと修正してプログラムを実行し、設定変更完了!が当社での利用シナリオです。

kintone上の更新作業効率も向上できますし、変更を希望する者がExcelを更新して「設定、更新しておいて」と頼めば良いので、次のようなお互いにストレスフルなやり取りも減りそうですね。

kintoneの「社員」アプリの一覧表示に「メールアドレス」を表示できるようにして欲しいんだけど、お願いできます?

一覧表示のパターンが6件登録されていますが、すべてに「メールアドレス」の表示を追加登録しますか?

すべてに必要がどうか分からないので、必要そうな一覧にだけ追加しておいてもらって良いですか?

そんなの、分かるか!

「曖昧な指示」って、業務改善や作業効率向上の『大敵』ですよね。

プログラム、マニュアル、設定サンプル

  • ご利用にあたっては、下記「注意事項」をあらかじめご覧ください。

注意事項

  • プログラム実行によって、現在設定済みのkintone「一覧」設定が、すべてExcelブック上で設定したものと入れ替わってしまうため、kintone「一覧」設定中の「一部だけプログラムで変更する」という使い方はできません。
  • 絞り込み条件があまりにも複雑な場合は、このツールで設定する(リファレンスを見て書き方を考える等)より、kintoneの設定画面で設定した方が確実で早いです。そのような「一覧」を持つkintoneアプリでの本ツールの使用はお勧めしません。
  • 対象kintoneの管理者権限(アプリの設定を変更できる権限)が必要です。
  • ウェブサーバー等に配置せず、デスクトップPCで利用可能なプログラムです。社内での利用可否の確認が必要であれば、御社内のIT部門やITご担当者にご相談ください。(.zipファイルをお渡し頂ければ、どのようなアーキテクチャで実現されているか分かると思います。)
  • ご利用検討においては、動作確認用のkintoneアプリ等で動作確認後ご利用ください。
  • 当社用のツールを「お裾分け」提供するものであり、このプログラムの使用について一切の責任を負えません。その点はご了承ください。動作保証やカスタマイズ等が必要であれば、有償とはなりますが、個別にお応えできることがあるかもしれませんので、ご相談ください。
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