エクセルで業務を効率化:エクセルの書き方を統一しよう!【第5回】

【第5回】データ項目の省略をしない

目次

シリーズ:エクセルの書き方を統一しよう!

総務省から公開されている 「統計表における機械判読可能なデータの表記方法の統一ルール」 (以下、エクセル作成ガイドラインと呼びます)を題材に「エクセルの書き方統一」について紹介・解説する今回のシリーズ。
第5回の今回は、「データ項目の省略をしない」というテーマでご紹介します。

コラム

先日、お客様がインターネット検索をする際、「Excel」ではなく「エクセル」と入力されていることに気付きました。改めて確認してみると、当社サイトをご訪問いただく際の検索ワードも「Excel」より「エクセル」の方が圧倒多数でした。自分の感覚・経験だけに頼らず、客観的なデータで考える・判断するということを改めて意識させられた出来事でした。

【今回のテーマ】データ項目の省略をしない

今回は、エクセル作成ガイドラインの以下の内容について考えてみることにします。

ヒトであれば省略されている部分の意味を判断できるが、ソフトウェア等のプログラムでは判断ができない。
そのため、項⽬名等を省略しないこと。

総務省「統計表における機械判読可能なデータの表記方法の統一ルール」

ガイドラインによると、他にも「項目名が何を意味するのか分からない構造にならない」よう促しています。具体例を見ながら、確認していきましょう。

図1は、商品の出荷数、入荷数、在庫数をまとめた表データです。1つのアイテムにつきカラー展開された3商品の項目があり、1アイテムの2行目からは「モップA-」、「モップB-」の名称が省略されています。

【図1】 出荷数、入荷数、在庫数の表データ

出荷数の多い商品順に並び替えをする必要が生じた際、3行目と6行目は項目名が同じ「ブラウン」になっているため、モップAなのかモップBなのか分からなくなってしまいます。そのため、並び替え前に商品名を省略せず入力し直す手間が発生してしまいます。

【図2】出荷数の降順にて並び替えた表データ(商品名が分からない)

もし、元の表データが、項目名を省略せず入力されていれば、エクセルの並び替え機能を使用するだけで済みます。

【図3】出荷数の降順にて並び替えた表データ(どの商品か分かる)

また、商品別カラー別で出荷数の縦棒グラフを作成する場合、3行目と6行目のように項目名が同じになっていると、エクセルは「同じ項目のデータ」と判断し、6本の棒グラフではなく、4本の棒グラフを作成します。そのため、目的に沿ったグラフを作成するには先ほど同様、商品名を省略せずに入力し直す手間が発生します。

【図4】商品別カラー別出荷数の縦棒グラフ

ここまでの例で、データ項目名等の省略をしないで表データを作成する、次のようなメリットを紹介しました。

  • 並び替え後のデータ崩れを防ぐ為に、省略された項目を入力し直す手間が省ける。
  • グラフ作成時に、エクセルの機能によってデータが合算されることを防ぐ。

省略をした結果、体裁が崩れてしまい、書式を右寄せから左寄せに変更していたり、この連載の第4回で紹介したように、スペース等を使用して見た目を整える手間が生じている場合もあるかもしれません。省略せずに項目名を書くことで、それらの手間をも省けるメリットもあります。

解決アイデア提案:Excelの機能を使用し、項目名を手入力以外の手法で作成する

項目名等をいちいち入力する手間が増えた、と考える人もいるかもしれません。エクセルには繰り返しや同じ項目を入力する際に、入力を補助するオートフィル機能があります。

最初の例、商品の出荷数、入荷数、在庫数をまとめた表データについて考えます。この場合、項目名である商品名は商品カテゴリーである「モップ」、商品番号となる「A」、カラーの「ホワイト」等に分けることができます。「モップA-ホワイト」と「モップA-ブラウン」のカテゴリーと商品番号は同じのため、データを繰り返し入力します。

【図5】 項目名を「カテゴリー」「商品番号」「カラー」の3つに分類

繰り返し入力するセルの右下にマウスを合わせると、アイコンがプラス(+)の形に変化します(下図、左)。プラス(+)アイコンの状態でクリックし、繰り返し入力を行うセルまでドラッグをすると(下図、中央)、同じデータが自動的に入力されます(下図、左)。

【図6】オートフィル機能を使用して入力

商品名はカテゴリー、商品番号、ハイフン(-)、カラーで構成されているので、エクセルの計算式にすべての文字を結合する数式を入力します(下図、左)。

【図7】商品名に数式を入力

商品名はすべて同様のルールで構成されているため、同じ数式を繰り返し入力します。繰り返し入力はオートフィル機能を使用して入力します(上図、右)。このように、エクセルの機能を使用することで、一つ一つ手入力することなく、省略しない項目名を入力していくことができます。

ガイドラインを作成してみてはいかがでしょう?

周囲にあるエクセルデータや作成過程を改めて見渡してみてはいかがでしょう。

  • 暗黙的なエクセル作成のルールはありませんか?
  • そのようなルールを作成した経緯・背景は何だったでしょう?

既存のルールやガイドラインについても、意外と「特に理由は無いけど、それまでの資料がそうだったから」でルール化され、不便や非効率がそのままになっていりものが、意外と残っていたりします。

冒頭で紹介した総務省のガイドラインをはじめ、他組織が策定したルール集やガイドラインを自身または自組織のガイドライン見直しのきっかけにも利用し、より良い内容に改善し続けていくことで、少しずつ身の回りの業務から不便がなくなっていくかもしれませんね。


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