エクセルで業務を効率化しよう:シンプルなシフト表を作ってみました。

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シフト管理業務に関する対応リクエスト、いただきました!

今回の記事では「Excelのビジネス・業務ノウハウ共有FAQ」サイトに掲載したFAQの説明記事です。

新たに複数名のアルバイト・スタッフを雇用することになったクリニックのご担当者から「シフト管理、どうしましょう?」というご相談をいただきました。

ご相談の概要

アルバイトのスタッフを3~5人雇用することになり、簡単なシフト表を用意したいと思っています。時間単位とか給与計算との連携とか細々した機能は不要で「この日は誰がどのシフト担当かな」とか、「うっかり割り当て漏れしてないかな」とかが確認できるくらいで十分です。エクセル(Excel)で用意するとしたら、どれくらいのものを用意できそうでしょうか?

こうした時、基本的には、「まず、エクセルなどを使って、管理・運用してみましょう」というご提案をさせていただくようにしています。細かな機能が豊富なクラウドサービスを利用したり、プログラミングをしてオリジナルのシステムを作成することもできますが、初めての業務って、業務フローや必要な帳票を頭の中や資料の上だけで定義・確定することって難しいですよね。何が起こるかなんて、想像の世界で頑張って考えるしかないですし。

そのような状況下で、ITベンダーさんに「どんな機能が必要ですか?」「どんな画面にすれば良いですか?」と追い立てられても…。優秀なITベンダーさんやITエンジニアさんだと、このような御用聞きではなく、「こうした方が良いですよ」と労務面の法令・制約なども念頭に提案型で進めてくれるんですけど、そういうITベンダーさんやITエンジニアさんは残念ながら、希少な存在です。

なので、自分で簡単に作成・修正できるエクセルを使用して運用し、本当に必要な機能や望む姿が見えてきたら、既存のシフト管理サービスを導入したり、オリジナルのシステムを作ったり、業務ITツールに関しては、そういうフローを経るのがベターというのが長年の経験です。

ということがあり、サンプルとなるエクセルを作成・提供したというのが今回の経緯です。

簡易シフト管理表

必要があれば業務担当者ご自身でも変更しやすいようにという狙いも含め、マクロ(VBAプログラミング)も使わず、数式で出来る範囲の内容をご用意させていただきました。

慣れない初めての業務ということもあり、「入力ミスが起きづらく」かつ「(入力ミスがある場合には)入力ミスに気付きやすく」という点には少し気を配ってみました。

簡易シフト管理表

「先ずは利用してみる」というレスポンスをいただけましたので、少し経ったら、実際の運用と合わせて「便利と感じている箇所」「不便(不足)と感じている箇所」など伺ってみようと思います。

もし他にもご利用頂ける方がいらっしゃいましたら、下記URLからダウンロードいただき、是非、フィードバックをお知らせください。また、エクセルを使った数式処理の参考資料・サンプルとしてもご活用いただけると思います!

ファイルのダウンロードはこちらから

サイト:Excelのビジネス・業務ノウハウ共有FAQ
https://change-d.tayori.com/q/faq-excel/detail/322276/

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