Excelで業務を効率化しよう:Excelの書き方を統一しよう!【第3回】

【第3回】セルの結合をしない

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シリーズ:Excelの書き方を統一しよう!

総務省から公開されている 「統計表における機械判読可能なデータの表記方法の統一ルール」 (以下、Excel作成ガイドラインと呼びます)を題材に「Excelの書き方統一」について紹介・解説する今回のシリーズ。
第3回の今回は、「数値データに文字を含めない」というテーマでご紹介します。

【今回のテーマ】セルの結合を(なるべく)しない

今回は、Excel作成ガイドラインの以下の内容について考えてみることにします。

表形式のデータのうち、特にレコード形式のデータを機械判読可能なデータとして利⽤するためには、1件のデータを、横1⾏で⼊⼒(レコード)⼜は縦1列で⼊⼒(フィールド)する必要がある。

レコード及びフィールドはそれぞれ独⽴しており、レコードの場合は上下の並べ替えをしてもデータの意味が変わらず、フィールドの場合は左右で⼊れ替えても意味が変わらないようにセルの結合⼜は不必要な分離を⾏わないこと。

総務省「統計表における機械判読可能なデータの表記方法の統一ルール」

ガイドラインによると、1件のデータは横1行か縦1列で入力するよう促しています。縦セル・横セルを連結するのは、見た目が綺麗な表を作るには便利なのですが…。(見た目を重視することで失う何か?があるということ??)

では、具体例を見ながら、確認していきましょう。

例えば、複数商品の月末在庫数と販売実績をまとめた表データ(表1)を題材に考えてみます。1件の商品データには、今年の販売実績と昨年の販売実績データが横2行に渡って示されています。

【表1】 複数商品の月末在庫数と販売実績

この表が「一回作って、使って用済み(再利用もしないし、コピーして数値を使うこともない)」であれば問題ないのですが、もし、月末在庫数のみをまとめた表から、値を複写して上図の表を更新する必要が発生した場合、そのままコピーして貼り付けても意図した通りにはならず(表2)、困ってしまうのです。

その場合は、セルを一つずつ選択して、コピーして貼り付けるか、入力し直す手間が発生してしまう。。。

【表2】別の表を コピー&ペーストして月末在庫数を更新しようとすると…

もし、元の表データが、縦セルの連結ではなく、1件の商品データにつき横1行で作成されていれば(表3、左)、複数のセルを選択し一度にコピー貼り付けを行うことができます(表3、右)。

【表3】 別の表を コピー&ペーストで簡単に月末在庫数だけを更新

また、縦セルが連結された表データ(表1)のままだと、今年の販売実績順に並び替えを行いたいときも、エラーとなってしまい(図1)、このような場面でも不便・不都合が発生します。

【図1】エラーとなり、並び替え操作ができない。

もう一つ、例を挙げてみます。営業部が二人一組でのチームを組んだ成約件数の表データです。このとき、「山田」と「鈴木」の1つのチームは、セルの結合により縦2列に渡って成約件数データが示されています。この表から、成約件数を棒グラフで作成すると…。Excelの機能を利用してグラフを作成すると、横軸は「セル単位」に区分されてしまう(結合されていることを自動的にExcelに認識してもらえない)ため、チーム別のグラフではなく、あたかも、個人別成績のようなグラフになってしまいます(図2)。鈴木さん、井上さん、佐々木さんが、ちょっと気の毒です。

【図2】連結された表からグラフを作成した場合にうまくいかない例

このような場合は、チーム構成と成績データは別の表にしておけば良さそうです(図3)。人が見る時も、取り立てて不便や見づらさは無さそうですよね。

【図3】セルの連結を使わないことで、意図した通りに作成できたグラフ

ここまでの説明からは、セルの結合を「しない」ことで、次のようなメリット(デメリットを発生させずに済む)があることが分かりました。

  • 他の表から値を複写する際に、複数のデータを一度に張り付けることができる。
  • Excelの並び替え機能を利用することで、容易に並び替えることができる。
  • 目的に沿ったグラフ作成が行える。

一括でのコピー&ペースト操作をし易くすれば、再度、キーボードから値を入力したり、セルごとに繰り返しコピー&ペーストをすることによる入力ミスを防ぐ効果もありそう。表データを活用する際も、グラフのために表を作り直す手間を省くことができれば、空いた時間を他の作業に充てることもできますね。

見た目用のセル、処理用のセルを使い分ける

既に作成済の資料や、現在も活用している表データの中にはセルが結合されているデータもあるのではないでしょうか。またその表データを活用し作成している資料もあることでしょう。そのため、1件のデータを横1行か縦1列にしたくとも、他に応用、活用した膨大な資料まで修正していては、時間がいくらあっても足りませんよね。修正作業をに時間が取られてしまうのであれば、「見た目用セル」、「処理用セル」と目的を分けて表データを使用することもできます。

最初の例、複数商品の月末在庫数と販売実績をまとめた表データについて考えてみましょう。1件の商品データには、今年の販売実績と昨年の販売実績データが横2行に渡って示されています(下図、左)。この表データを「見た目用セル」とします。表データ外に、今年の販売実績と昨年の販売実績データを横1行に示した表データを作成し、この表データを「処理用セル」とします(図4)。

【図4】「見た目用」と「処理用」の分離

「見た目用セル」には数字データを入力せず、すべて「処理用セル」のデータを参照するように計算式を入力します。値を更新したり、他の表からコピーして貼り付けを行う際は「処理用セル」の表データに対して作業することで、「見た目用セル」にも反映されるようになります。

ガイドラインを作成してみてはいかがでしょう?

周囲にあるExcelデータや作成過程を改めて見渡してみてはいかがでしょう。

  • 暗黙的なExcel作成のルールはありませんか?
  • そのようなルールを作成した経緯・背景は何だったでしょう?

既存のルールやガイドラインについても、意外と「特に理由は無いけど、それまでの資料がそうだったから」でルール化され、不便や非効率がそのままになっていりものが、意外と残っていたりします。

冒頭で紹介した総務省のガイドラインをはじめ、他組織が策定したルール集やガイドラインを自身または自組織のガイドライン見直しのきっかけにも利用し、より良い内容に改善し続けていくことで、少しずつ身の回りの業務から不便がなくなっていくかもしれませんね。


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