Excelで業務を効率化しよう:Excelの書き方を統一しよう!【第2回】

【第2回】数値データに文字を含めない

目次

シリーズ:Excelの書き方を統一しよう!

総務省から公開されている 「統計表における機械判読可能なデータの表記方法の統一ルール」 (以下、Excel作成ガイドラインと呼びます)を題材に「Excelの書き方統一」について紹介・解説する今回のシリーズ。
第2回の今回は、「数値データに文字を含めない」というテーマでご紹介します。

【今回のテーマ】数値データには文字を含めない

Excel作成ガイドラインに、以下の記載があります。

数値データに、円、¥、kg、㌧などやマイナス記号(▲)を⽂字列として⼊⼒すると、Excel では数値ではなく⽂字列として扱われてしまうため、関数等で計算ができなくなる(エラーとなる)ほか、昇順・降順等の並べ替えも正確にできない場合がある。(中略)そのため、数値データは数値属性とし、⽂字列を含まないこと。

総務省「統計表における機械判読可能なデータの表記方法の統一ルール」

数値データとは、文字通り「数量」を表すデータのこと。100個、250円、6,000台などはすべて数値データです。数値属性とは、数字そのものを指します。文字列とは、単位やマイナス記号のことを表しています。数値データ「100個」における数値属性は「100」、文字列は「個」ということになります。

  • 数値データ:数のデータ
    • 【100個】、【250円】、【6,000台】、【80km/h】、【0.5㌘】など
  • 数値属性:数字そのもの
    • 【100】、【250】、【6000】、【80】、【0.5】など
  • 文字列:単位やマイナス記号、桁区切りカンマ、空白等、数字以外のもの
    • 【個】、【▲】、【,】、【 】、【㌘】など

Excel作成ガイドラインによれば、数値データは数値属性、即ち数字そのもののみにするよう促しているのですが、具体的にどのようなことを言っているのでしょうか?

例を挙げて説明することにします。

例として、ある商品の販売目標と販売個数、目標個数との差分と売上金額をまとめた表データ(表1)について考えてみることにします。各セルには単位である文字列の「個」や「円」の他、桁区切りの「,(カンマ)」やマイナス記号の「▲」が含まれていることが分かりますね。

【表1】毎月の販売目標、個数、売上差分の表データ(文字列混在)

表1の最終行は、各列ごとの合計値を表示したいので、Excel上では数式を設定しているのですが、各セルの数値データ内に文字列(個、円、▲など)が入力されてしまっているため、入力値が「数値属性」であるとExcelに認識されず、計算結果を求めることができません。。。せっかくExcelを使っているのに、合計を別途、電卓で計算して入力…といった対応は避けたいところです。

もし、数値属性だけが入力されていれば、下表(表2)のように合計値はExcelによって自動計算されます。

【表2】毎月の販売目標、個数、売上差分の表データ(数値属性に統一)

もう一つ、例を挙げてみます。表1と同じ、ある商品の販売目標と販売個数、目標個数との差分と売上金額をまとめた表データですが、4月の項目に注釈の「※」マークがついて、注釈が書き添えられていることが分かります(表3左)。すると、注釈の「※」マークがあるセルは、入力内容に文字列(「※」)が含まれてしまっているため、Excelはそのセルの値を数値属性であると認識できません。

あれ!? でも、最終行の合計値は自動計算されているように見えます。

【表3】セル内に注釈記号を含む表データ

実は、この場合、Excelは数字属性と認識したセル「だけ」を合計して計算しています。パッと見ただけでは気付きづらく、間違ったままの数字が広まってしまう原因になりやすい点です。

ちなみに、セル内の注釈記号を排除したのが右側の表(表3右)。「販売個数」「売上金額」の合計値が、左の表より大きい数値になっていることが分かります。注釈記号を含めてしまっていた「4月」分の数値も含めて自動計算されるようになったので、その分、合計値が大きくなったわけです。

「Hey、Excel! 12か月分すべてが合計値に含まれてる?」と話しかけたら、「一部のセルに文字が含まれているため、正しい合計値になっていない可能性があります。」と答えてくれる日の到来は近いでしょうか?
「活気のあるオフィスだなぁ」と思ったら、実は全員PCと喋ってる…のも違和感ありそうですね。

Excelの書式設定機能を活用

ここまで、効率よく正しい計算結果を求めるためにセルには数値属性だけ(「数」だけ)を入力しましょう、という流れで説明をしてきました。しかし、「単位が無いと分かりづらい」「数値が大きいので桁区切りが必要」など、結果として、人間には分かりづらい(見やすくない)状態になってしまいました。

このような場合は、Excelの能「書式設定」機能を利用して、セルのデータを数値属性にしたまま、見た目を整えるようにしましょう。

Excelの「書式設定」機能は、セルを選択し右クリック、「セルの書式設定」を選びます。複数のタブから様々な設定を行えますが、データの見た目を設定する「表示形式」タブを選びます(図1)。

【図1】Excelの「書式設定」機能

代表的な表示形式は、一覧の中から選択すれば良いようになっていますし、例えば、次のような操作で、結構、カスタマイズ性の高い表示形式にも対応させることができます。

  • 桁区切りカンマは【分類】から【数値】を選択し、桁区切り(,)を使用するのチェックをオンにする。
  • 単位は【分類】から【ユーザー定義】を選択し、種類の入力箇所に表示する単位を入力する。
  • マイナス記号は【分類】から【数値】を選択し、【負の数の表示形式】より表示するマイナス記号を選択する。

表示形式の指定方法(書式)は、正負の表現、西暦と和暦、小数点以下の表示方法、年月日と曜日、時分秒、24時間表記と12時間表記など、かなり豊富に用意されています。ネット上でもたくさんの情報ソースが見つかりますので、一度、トライしてみてはいかがでしょうか。

ガイドラインを作成してみてはいかがでしょう?

周囲にあるExcelデータや作成過程を改めて見渡してみてはいかがでしょう。

  • 暗黙的なExcel作成のルールはありませんか?
  • そのようなルールを作成した経緯・背景は何だったでしょう?

既存のルールやガイドラインについても、意外と「特に理由は無いけど、それまでの資料がそうだったから」でルール化され、不便や非効率がそのままになっていりものが、意外と残っていたりします。

冒頭で紹介した総務省のガイドラインをはじめ、他組織が策定したルール集やガイドラインを自身または自組織のガイドライン見直しのきっかけにも利用し、より良い内容に改善し続けていくことで、少しずつ身の回りの業務から不便がなくなっていくかもしれませんね。


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