Excelで業務を効率化しよう:Excelの書き方を統一しよう!【第1回】

【第1回】1つのセルに複数のデータを詰め込まない

目次

書き方の工夫で変わるExcel資料作りの作業効率

公的機関も作成しているガイドライン(入力・表記ルール)

令和2年12月に、総務省から「統計表における機械判読可能なデータの表記方法の統一ルール」という資料が公開されているのをご存知ですか?

資料の目的として、『利用者の利便性向上を図るため、各府省がe-Statに登録する機械判読可能な統計表を作成する上で留意すべき事項について取りまとめ、統一ルールとして策定するものです。』(引用元:上記、総務省ウェブページ)とのことで、こういう取り組みって大事だなと感じる訳です。

そう言えば、先日、当社のある某自治体に提出する資料を作成・提出する機会がありました。様式は、ExcelやWord形式で提供されており電子化への配慮が…と、ここまでは良かった。が、Excel内に日付の記入欄があり、「令和  年  月  日」のブランク表示(行政の電子様式って、紙の見た目を移してきただけのものが多いので、こういう化石フォーマット、多いですよね)欄があり、吹き出しで『年月日の間は1文字分スペースを入れる』とのこと。

将来の機械化・自動化可能性に備えようなんて意識、無いのかなぁ…。何百人、何千人もの人が記入するかもしれない様式、私なら、最低限、これぐらいの工夫(入力の手間を省く、かつ、こちらが求める正確な書式を実現する)はするかなぁと思います。知っていれば簡単ですし。

セルの書式設定をしておけば、入力する人の手間や間違えを減らせる。

本題から逸れてしまいましたが、「行政」の中でもこうした場面の判断は属人的、 属部署的?、 属上司的?なのでしょうか。私企業とは異なり、様式を変えるのにもいろいろな調整が必要なのでしょうけれど、上記のようなこともそうですし、『選択肢を丸囲みさせる』的な驚きの世界が早く笑い話にならないかなと願うところです。

さて、本題に戻すとして、上記の総務省ガイドラインは、 機械判読可能にするためという目的ではありますが、データの集計、加工や再利用をする際の作業効率アップにつながる内容も含まれており、組織的なルールやガイドラインを用意することの必要性を考えるきっかけにもできそうです。

そこで、このシリーズでは、ガイドライン内に記載されているテーマの中から、ルール化の効果が大きそうな項目をピックアップし、実務現場での「あるある」的な実例を加えて補足説明しながら紹介していきます。

【テーマ1】1セルには1種類のデータだけを入力する

ガイドラインに、以下の記載があり、1つのセルに、1種類のデータ(情報)のみ入力することを促しています。

1セルに複数のデータが⼊⼒されていると、計算や昇順・降順の並べ替え、コピーペーストやグラフ化等加⼯編集する場合に多くの⼿作業やプログラムの作成が必要となり、すぐにデータとして利⽤できないため、1セル1データの⼊⼒とすること。

総務省「統計表における機械判読可能なデータの表記方法の統一ルール」

具体例として、各支社の売上金額と仕入金額を表す下図のような表データについて考えてみます。各セルには、各支社のデータが「、」で区切られて、すべてまとめて入力されている状態です。

もし、上図の表データを利用して「売上金額における仕入金額の割合」を計算する必要が発生したら…、残念ながら、そのままでは計算式を作成することができず、計算のために各支社ごとに数字を分けた資料(下図、左表)を作成し直す手間が発生します。だったら、最初から、下図、左表のように1セル1種類のデータで表を作成しておけば、追加で行う作業は、隣に1列追加して、セルに計算式を入力するだけで済み(下図、右表)、将来的にも活用し易いデータとなりそうです。

もう一つ例を挙げてみます。下表では、従業員情報が表にまとめられており、各セルには、氏名、ふりがな、メールアドレスのデータが入力されていることが分かります。実際にここまで詰め込むことは少ないかもしれませんが、氏名漢字と氏名よみがなを併記ていしるような資料はそう珍しくはありません。

しかし、データが増えてきて氏名よみがな順に並び変える必要が発生したら…、残念ながら、この表のままでは対処が難しいんですよね(数式などを使ってガチャガチャと頑張れば不可能ではないのですが)。

最初から、氏名漢字と氏名よみなが、メールアドレスが別の列・セルに分けて入力されていれば(下図)、Excelの並び替え機能を使用して、氏名よみがな順に並び替えることは簡単です。

なるほど、確かに。でも、印刷資料には『山田太郎(やまだたろう)』のように印刷したい場合は、どうするのかしら?
結局、印刷用の表も作らなきゃいけないんじゃない?

いやいや、その場合は、Excelの数式を使って各セルに入力されている内容を結合しましょう。文字データ同士を結合するときには「&」を使ったり、数式「CONCAT」や「CONCATENATE」を使ったり、同じことを何回も入力せずに済む解決方法があります。Excelでは、入力されているデータの分離を数式で機械的に行うことは難しいことが多いのですが、結合するのは簡単なんです。

1セルに1種類のデータのみを入力することのメリットとして、今回の例では次のようなことが分かりました。

  • 他の値を求めるための計算処理の際にセル内の数字を分けて入力しなおす手間が省ける。
  • 目的の情報での並び替えを容易に行うことができる。

他にも、1セル1種類のデータで作成していないことで発生しそうな不都合や非効率は、いろいろな場面で発生しそうです。

ガイドラインを作成してみてはいかがでしょう?

周囲にあるExcelデータや作成過程を改めて見渡してみてはいかがでしょう。

  • 暗黙的なExcel作成のルールはありませんか?
  • そのようなルールを作成した経緯・背景は何だったでしょう?

既存のルールやガイドラインについても、意外と「特に理由は無いけど、それまでの資料がそうだったから」でルール化され、不便や非効率がそのままになっていりものが、意外と残っていたりします。

冒頭で紹介した総務省のガイドラインをはじめ、他組織が策定したルール集やガイドラインを自身または自組織のガイドライン見直しのきっかけにも利用し、より良い内容に改善し続けていくことで、少しずつ身の回りの業務から不便がなくなっていくかもしれませんね。


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