サイト「Excelで出来る業務改善」オープン!

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サイト「Excelで出来る業務改善」始めました。

サイト「Excelで出来る業務改善」(https://tech.change-d.co.jp)を、オープンしました。

Excelで出来る業務改善

これまでも、年次有給休暇の管理に使用する「年次有給休暇取得管理台帳」のExcel版サンプルなど、皆さんの勉強用・スキルアップ用として何点か公開してきました。このサイトでは、1話1紹介トピックぐらいな粒度で、業務でExcel資料を作成する際などに役立つ情報を公開していく予定です。

当社は「社会貢献すること」を会社存在意義の一つに掲げて創立したという経緯があります。資本的な貢献はまだまだこれからの課題ですが、「情報」という側面からの貢献であれば、いつでも、今でもできる。そんな思いで、「誰かの役に立つ」のであればということで、これからも、さまざまなコンテンツを提供していきます。

シリーズ第1弾「Excelの書き方を統一しよう!」

最近、総務省が公表している「統計表における機械判読可能なデータの表記方法の統一ルール」(以下、「統一ルール」と記載)の存在を知りました。政府統計の総合窓口(e-Stat)に掲載する統計表でのデータ表記方法の統一ルールとして策定とのこと。

振り返ってみると、Excelを作成する際のルール集やガイドライン的なもの、これまで明示的に作成したことはありませんでした。属人的というか、感覚的というか、「こういう風に作ってね」と口頭で軽く伝える程度。自分作成+自分利用のみの資料であれば思いつくままで良いかもしれませんが、依頼される側は、依頼者によってもこだわりポイントが違っていたりもして、組織全体で考えると非効率を招いたかもしれません(これは率直に反省ポイントです)。

統一ルールの中身

統一ルールに定義されているチェック項目は以下の14項目。「機械判読可能」ということを目的に置いているため、そのような目的で利用されないExcel資料については馴染まないルールも含まれてはいるものの、「確かに」「なるほど」と思う要素も多く含まれています。

  • 1セル1データとなっているか
  • 数値データは数値属性とし、⽂字列を含まないこと
  • セルの結合をしていないか
  • スペースや改⾏等で体裁を整えていないか
  • 項⽬名等を省略していないか
  • 数式を使⽤している場合は、数値データに修正しているか
  • オブジェクトを使⽤していないか
  • データの単位を記載しているか
  • 機種依存⽂字を使⽤していないか。
  • e-Statの時間軸コードの表記、⻄暦表記⼜は和暦に⻄暦の併記がされているか
  • 地域コード⼜は地域名称が表記されているか
  • 数値データの同⼀列内に特殊記号(秘匿等)が含まれる場合
  • データが分断されていないか
  • 1シートに複数の表が掲載されていないか

サイト「Excelで出来る業務改善」でのシリーズ第1弾

シリーズ第1弾記事では、上記の統一ルールを題材としました。普段皆さんが業務シーンで直面しそうな場面や、多く取り扱いそうなデータ内容に置き換えて、説明を行っています。

「(第1回)1つのセルに複数のデータを詰め込まない」から

株式会社アスマーク社が、2021年7月に実施したアンケート調査「ITリテラシーに関する調査」結果で、「Excel初級・中級・上級、どこまで使えるのか?」という設問回答を、レベル別、年代別、職種別、役職別に公表しています。このような公表データをあまり多くは見かけないので、ご自身の現在の状況に照らし合わせて、「もっと勉強しよう・・・」とか、「スキル上位グループのようだ・・・」とか、自分の立ち位置を確認してみるのも面白いかもしれませんね。

サイト「Excelで出来る業務改善」では、これからもお役立ち情報を発信していく予定です。
ご期待ください。


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