エクセルで業務を効率化しよう:年次有給休暇の管理【最終回】

お知らせ

厚生労働省公表の「年次有給休暇管理台帳」に、付与日数や取得日数など管理用の情報を組み込んで自動計算しているエクセル(Excel)ファイルを無料で公開(このページ中段)しています。

利用手順も用意しました。自社向けにカスタマイズしてご利用いただいても構いませんので、業務効率アップのお役に立てれば何よりです。

※. カスタマイズ方法などのご質問も、下記ページなどからお知らせください。(難易度・作業量によってはご要望にお応えできないかもしれませんが、その際はご了承ください。)
 ⇒「エクセルのこんなこと知りたい!」フォーム

目次

実際の業務活用を前提とするExcelの勉強

組織としてのIT力向上が必須な時代だからこそ

今回を含め全5回、エクセルを使用した社内業務の「効率化」「業務改善」「省力化」をテーマに、年次有給休暇を題材とした取り組み例を紹介してきました。

当社も、プログラミングを使ってシステム・ソフトウェアを新たに作り、提供する案件に参加することはありますが(主には、業務調査・分析、アーキテクチャの選定、開発チームの組成など)、システム開発のアウトソースには、実現内容の調査・確認、見積もりや契約など、企業間の手続きを経る必要があり、どうしても完成まで期間が長めとなるのが一般です。

そのような状況ゆえ、日常の小規模な業務改善はお客様組織内でも可能なように、小規模、部分的な内製化が可能な仕組み作りをサポートさせていただいており、今回のシリーズもその延長戦上の取り組みでしたが、新たな気づきやきっかけを提供することはできたでしょうか?

今回のシリーズ

今回は、年次有給休暇管理簿への対応

様式や書式が決まっている他のエクセルブックとの連携

「自社内で使用するエクセルは便利さ優先で自由に工夫ができるけれど、様式や書式が決まっているエクセルでの作成・提出が求められている場合は、別途、二重に入力して作成している」という状況、身の回りにありませんか?

手書きに代わって、パソコンでタイピングして作成するようにはなったけれど、押印欄が残っていたり、相変わらず「紙の書類を作成している」ってことなんだなと実感したりもします。特に、行政向けの書類は、多くの場合、PDF形式(手書きの人想定?)とは別に、エクセルファイルが記入用テンプレートとして提供されていることも多くなりましたが、いわゆる「方眼Excel」が多数。せっかく様式を定めて、入力セル位置も決まっているのだから、自動化も簡単にできるのに、どうやら、そういう感じでもなさそうな。

今回は、そういった制約の中にも、エクセルの工夫を施す例として、これまで作成してきた有給休暇付与日数計算Excelブックに、厚生労働省が参考様式として公開している「年次有給休暇管理台帳」とを組み合わせたソリューションの紹介です。

参考様式:年次有給休暇管理台帳
厚生労働省 参考様式「年次有給休暇取得管理台帳」

実際は、上記の様式を統一的に仕様しなければいけない訳ではなく、「有給休暇を与えた、時季、日数及び基準日を労働者ごとに明らかにした書類」を作成すれば良いので、各社独自の様式や、導入している勤怠管理システムの出力様式をそのまま利用している組織が多いだろうとは思いますが、今回は、「様式や書式が決まっている他のExcelブックとの連携」がテーマということがあり、この厚生労働省様式を使うことを前提にした内容としました。

年次有給休暇管理台帳の作り方

年次有給休暇管理簿の作り方(連携方法)を解説しています。

今回のワンポイントTips

シート全体を「数式」から「値」に変換する方法

入力内容の追加・変更が自動的に反映されるのが数式を使ったエクセル作成のメリットですが、他方、一度作成した資料内容を変更せずにそのまま残しておきたい場合もありますよね。例えば、毎月の売上資料をエクセル数式を使って集計している場合など、8月、9月、10月…、と売上実績が増えると集計データも変化してしまうので、「xxxx(8月).xlsx」「xxxx(9月).xlsx」のように、その都度、別のエクセルブックを作成していたりはしていませんか?

解決方法として上記のような対応もアリだとは思いますが、ブックが分かれてしまうと、不便もありますよね。例えば、1年間分の月別推移資料を作成する時に、更に「 xxxx(2021年度).xlsx 」を作成して、必要な値を転記して(つまり、同じことの二重入力)いたり、元のブックからコピーした時に、ブック名まで含めてコピーされてしまい、意図せず、リンクが残ってしまったり(他の人が更新できずに困る)、そんなことはありませんか?

今回は、数式を除外して「値だけ」になったシートを作成する手順も紹介しています。是非、お試しください。

「シートを数式が残らないようにコピーする」

次シリーズの予告

今回で、有給休暇管理を題材にしたシリーズは最終回となりますが、次は何を採り上げましょうか?

会社の基幹業務は概ねシステム化されていたり、外部の専門家にアウトソースしていることがほとんどなので、Excelで頑張って何か作るとしたら、「システム化するほどではないが、自動化しないと不便」といった「もうちょっと何とかしたい」というレベルのものなんですよね。

私自身はプロジェクトのマネジメントをすることも多かったので、工数や予算の予実管理(EVMなど、管理会計的な要素)とか、部下の日々の成果を数値化・共有するためのスコアリングシートとか、使用しているシステムの設定データを自動的に作成するツールとか、「自分が楽するための道具」だったのですが、うーん、何にしましょう。

良いアイデア(リクエスト)があったらお寄せいただけると、有り難いです。


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