Excelで業務を効率化しよう:年次有給休暇日数の計算②

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Excelだけでも出来る年次有給休暇日数管理

これまで2回の記事で、業務活用を前提としたExcel学習・勉強用コンテンツとして、年次有給休暇日数(消化日数や翌年付与日数の計算等)を題材に進めてきました。

今回の記事では、対応範囲をもう少し広げ、「日数」の入力・計算だけではなく、入力された休暇取得日付を集計して、年次有給休暇日数計算に反映するというところまでを進めてみることにします。

いろいろな実現方法があるのですが、今回は、追加で使用する関数(数式)が少なくて済む方法として、「COUNTIFS」関数を使用して実現しています。COUNTIFS関数の説明は、マイクロソフト社のサポートページに動画付き(今は、何でも動画を用意してもらえるので、有り難いですよね)のコーナーがありますので、詳しく理解したい方は下記のページを利用してください。

年次有給休暇取得日の管理

勉強テーマ:年次有給休暇「時季」も管理してみよう

実務をされている方にはお馴染みの内容ですが、労働基準法(正確には、労働基準法施行規則)にて、「有給休暇を与えたときは、時季、日数及び基準日を労働者ごとに明らかにした書類」を作成、保存することが義務となっています。これまで紹介してきた年次有給休暇管理Excelブックでは、「日数」「基準日」は含まれていましたが、「時季(実際に年次有給休暇を取得した日)」は含まれていませんでした。

そこで、今回は、未対応だった「時季」を入力できるようにし、かつ、入力された情報から取得した「日数」に自動的に反映されるまでのカスタマイズを進めます。少ーしだけ長い数式が登場するのですが、下記記事で紹介した「数式の検証」機能なども利用しながら、「なるほど!」状態まで粘ってみてください。

学習用コンテンツの公開

有給休暇計算エクセルの使い方:入力した有給取得日の集計方法①
有給休暇計算エクセルの使い方:入力した有給取得日の集計方法①
有給休暇計算エクセルの使い方:入力した有給取得日の集計方法②
有給休暇計算エクセルの使い方:入力した有給取得日の集計方法②

次回の勉強テーマ

年次有給休暇管理簿の作成

上記の通り、時季、日数及び基準日を労働者ごとに明らかにした書類として、「年次有給休暇管理簿」の作成が義務付けられています。労働者名簿や賃金台帳と合わせての調製も可とされていますので、おそらくは、各種の人事・労務管理ソフトウェアや会計ソフトウェア等の機能として含まれ、それらを利用することが多いと思われますが、このコーナーはあくまで、Excelの学習・勉強をテーマとしていますので、敢えて、 体裁も考えた「年次有給休暇管理簿」 の作成をテーマに取り上げてみます。

厚生労働省から参考様式としてダウンロードできる「年次有給休暇管理台帳」に、これまで作成してきた有給休暇付与日数計算Excelブックで実現した内容を組み合わせ、少なくとも、担当者が「こっちの情報と同じ内容を、あっちのシステムにも入力」するような、無駄のない仕組みを実現してみます。実現内容をそのまま利用するというよりは、体裁の決められているExcelと自社オリジナルのExcelとを、どのように連携すると業務効率を向上できるか、といった観点でご覧いただけるコンテンツを予定しています。

是非、次回内容にもご期待ください。

参考様式:年次有給休暇管理台帳
厚生労働省 参考様式「年次有給休暇取得管理台帳」

各種関連情報

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