エクセルの便利スキル【第3回】セルの値に合わせてセルの背景色を変更する(条件付き書式)

エクセル(Excel)の便利な小技

よく使う機能、よく使う関数を少しだけ深掘りして解説!

インターネット検索で、例えば「エクセル 便利」のようなキーワードで検索すると、多くの解説記事ページを見つけることができます。そのようなことからも、ビジネスを中心とした多くの仕事現場でエクセルが利用されていることが分かります。
「もっと楽にできないのかな?」といった悩みの解決、「え、そんな機能があったんだ!」という新たな気付き、そのような機会となるよう、今回から数回に分け、「意外と使われていない、知られていない」かもしれないエクセル機能の情報をお伝えしていきます。

●第1回:曜日・和暦の書式設定
●第2回:weekday関数で曜日表示
●第3回:条件付き書式でセル色変更
○第4回:月や年単位の日付足し算
○第5回:月初・月末日付の処理
○第6回:日付や時間の足し算・引き算

目次

第3回:条件付き書式

便利スキルの紹介第3回目の今回は、セセルに入力された値データに応じて、セルの色を変更する方法をお伝えしようと思います。エクセルの機能で「条件付き書式」と呼ばれるこの機能。人が入力内容を見ながら、「行、列やセルに色をつけていく」ような作業をちょっとでも効率化です!

  • セルに「祝日」と入力されていたら、文字を赤色にする。
  • 在庫数が発注点を下回ったら、商品の行全体のセルに色を付ける。

条件付き書式①:機能を使うには

さっそく、エクセルの機能「条件付き書式」を使用してみましょう。名前の通り、「セルの書式設定」を「特定の条件に当てはまる部分だけ」に適用するための機能です(例えば、値の入力されていない「空欄」のセルだけ青く表示する、ようなイメージです)。

「条件付き書式」を使用するためには、ホームタブ内のスタイルより条件付き書式のアイコンをクリックし、その中の「ルールの管理」を選択します。

条件付き書式設定の使い方

条件付き書式②:条件と書式の設定例1

例えば、次のような表の「カレンダー」列(D列)のセルに「祝日」と入力されていたら、文字を赤色にする場合を考えてみます。

エクセルのカレンダー表

条件付き書式を設定するために、ホーム > スタイル > 条件付き書式 > ルールの管理 > 新規ルール を選択し、新しい書式ルールの中から「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択します。

書式ルールの設定画面

具体的な、条件付き書式の設定を以下の手順で行っていきます。

  • 条件(例:セルの値が「祝日」だったら)を設定します。
  • 書式(例:文字を赤色にする)を設定します。
  • 設定する範囲(例:表のD列)を設定します。

先ずは、分かりやすくシンプルに、「祝日」と入力されているD5セルのみへの適用を試してみます。条件として「D5セルが祝日の場合」(=$D$5=”祝日”)と設定、書式ボタンを押して、文字色に赤を選択しOKボタンを押します。

更に、条件と書式の設定が終わったので、OKボタンを押します。

範囲も分かりやすくD5セルのみで考えるため、適用先にD5セル(=$D$5)を指定し、OKボタンを押します。

セルの値が「祝日」の場合に文字を赤色にする設定操作の流れ

正しく色が変更されたら、必要に応じて「範囲」と「条件」を修正します。例えばD列すべて($D5、$D6、$D7・・・$D18)に対して設定するには、適用先を修正します(=$D$3:$D$18)。条件もD5セルのみではなく、各行に対して設定するのであれば絶対参照($D$5)から相対参照($D5)に修正します。この表は3行目からデータがあるので$D3に修正しています。

範囲と条件の修正操作の流れ

条件付き書式③:条件と書式の設定例2

今度は、例えば、在庫数が発注点を下回ったら、商品の行全体のセルに色を付ける設定に挑戦してみます。

商品別在庫数の一覧

こちらも分かりやすくするために、発注点を下回っているセルのみを考えます。条件は「E3セルの値がF3セル以下の値の場合」、書式は「セルの背景色をオレンジにする」とし、適用先はE3のみにします(下図、左上)。正しく色が変更されたら、適用先を行全体(A列~F列)に設定します(下図、右上)。その後、3行目だけじゃなく4行目も5行目も含めるため条件を絶対参照から相対参照に修正します(下図、下)。

発注点を下回ったら、セル背景色を変更する設定

「条件付き書式」は、「セルの書式設定」なので、コピー貼り付けを行うこともできます。

ですから、条件付き書式の設定を行った行をコピーして、適用させる範囲すべてに対し、「書式のみ貼り付け」を行うことで、反映することも可能です。

条件を付けた「書式のみ貼り付け」

今回の内容はいかがでしたか?

エクセル(Excel)だけでも様々な処理や操作が可能で、その中でも頻繁に使う機能や関数は絞られるはず。「よく利用する」機能や関数をもう少し詳しく知り、使いこなすことで、今の作業をより早く、より簡単に終わらすことができるようになるといいですよね。


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